Перепланировка офиса – дело трудоемкое, и проводить его нужно грамотно. Будьте готовы к тому, что все трудности этого процесса лягут на ваши плечи. Однако части проблем можно избежать, если знать заранее, как надо действовать. Что же нужно сделать перед тем, как вы приступите к работам?
Во-первых, надо определить, что вы будете делать - перепланировку или переоборудование. Перепланировка – это изменение существующей планировки комнаты, заделка дверных и оконных проемов и устройство новых, а также устройство антресольных этажей. Иными словами, при перепланировке меняется метраж и расположение комнат, сносятся и возводятся строительные конструкции. Офисное помещение можно улучшать в рамках перепланировки только при сохранении офисного типа, помещение торгового назначения - только в торговых целях.
Если же вы меняете не планировку помещения, а его функциональное назначение – это переоборудование. Например, создание парикмахерской на месте магазина или рабочего кабинета на месте торгового зала – это переоборудование. При нем меняются в основном системы коммуникации: переносят нагревательные приборы и сантехнику, устанавливают новые, прокладывают трубопроводы, электрические сети, новые вентиляционные каналы. Одним словом, если вы решили сменить коммуникации в туалете и установить новую систему вентиляции – это будет уже переоборудование. Для него нужны несколько другие документы и требования.
Без разрешения арендодателя перепланировку или переоборудование вы сделать не сможете. А значит, первым делом вам нужно будет получить согласие того, кто сдал вам офис. Документально оно оформляется как доверенность. После этого вам нужно собрать пакет документов и обратиться в администрацию района или округа, чтобы получить разрешение на перепланировку.
Итак, что должно быть у вас на руках при обращении в уполномоченный орган?
- нотариально заверенные копии учредительных документов (Устав фирмы-арендодателя, учредительный договор);
- нотариально заверенные копии документов, подтверждающих права Заказчика на офисное помещение-объект перепланировки;
- документы БТИ - копия технического паспорта, выписка из технического паспорта, экспликации (план помещения), если нужно - поэтажные планы. Они должны быть выданы не позже, чем год назад. На планах вы можете графически показать предполагаемые изменения (кроме тех, которые затрагивают несущие конструкции, общедомовые инженерные коммуникации и архитектурный облик здания);
- письменное согласие балансодержателя здания на проведение в помещении перепланировки (переоборудования).
- проектная документация – если перепланировка касается несущих конструкций, без проекта не обойтись;
- договор страхования лицами за причинение вреда жизни, здоровью или имуществу, которое может случиться в ходе перепланировки (переоборудования). В некоторых случаях его можно заменить письменным согласием всех собственников помещений (как жилых, так и нежилых) на проведение работ;
- если вы проводите только переоборудование (например, переделываете офисный зал в стоматологический кабинет), вам понадобятся разрешения из соответствующих инстанций - в первую очередь, из санэпиднадзора.
После получения разрешения вы можете приступать к строительным работам.
Закончив перепланировку, вы можете вводить помещение в эксплуатацию. Это тоже нужно оформлять документально. Чаще всего оформляется Акт о перепланировке, который подписывают: владелец помещения (арендатор, субарендатор, собственник), балансодержатель (Дирекция единого заказчика, ТСЖ, управляющая компания), предприятие, отвечающее за техническое состояние и эксплуатацию здания (например, ГРЭП, РЭП и т.д.), организация, составлявшая проект перепланировки (проектная), строительная организация, проводившая работы по перепланировке офиса, служба пожарного надзора.
Что вас ждет, если вы проведете перепланировку «нелегально»? Первичные меры – это штраф и предписание, обязывающее вас оформить документы в установленные сроки (как правило, до полугода). Если вы не выполните это распоряжение, вас ждет повторный штраф и вторичное предписание. В этом случае на получение разрешения обычно дается уже больший срок. Когда арендатор игнорирует и эту меру, к нему применяют более тяжкие санкции: могут обязать привести помещение в первоначальный вид, а могут просто выселить со снимаемой площади. Подумайте и о том, что в этом случае вас ждет конфликт с арендодателем - вряд ли он скажет вам большое спасибо.
Конечно, «игра по правилам» стоит немалых сил, времени и денег. Но в интересах вашего бизнеса лучше соблюсти все формальности и оформить перепланировку арендованного офиса так, как нужно.
