Когда вы снимаете офис, прежде всего нужно проверить юридическую чистоту помещения. Иными словами, вам нужно убедиться, что ваш уже практически рабочий кабинет не находится в залоге или под арестом. Для этого достаточно попросить у арендодателя подлинники документов на право распоряжения помещением. Это может быть договор о купле-продаже или договор аренды с генеральной доверенностью.
Хотите удостовериться, что на договоре аренды ставит свою подпись именно тот, у кого есть на это право? Попросите показать свидетельство о регистрации фирмы и выписку из протокола (копию приказа) о назначении Генерального директора. Если вы услышите завуалированный отказ (потеряли, не взяли, это же простая формальность...), вежливо скажите, что вам нужно еще раз все обдумать. Документ не появился и на повторной встрече? Это весомый повод начать поиски другого помещения.
Нелишней будет и нотариально заверенная копия Устава фирмы, которая сдает вам офис, ведь с июля 2009 года Устав фирмы является ее главным учредительным документом. Так вы убедитесь, что у организации действительно есть право сдавать вам помещение в аренду.
Еще один щекотливый момент – это перепланировка помещения. Если вы берете в аренду офис, где она уже проводилась, попросите предоставить техпаспорт помещения и экспликацию (план помещения). План не соответствует действительности? Фиксируйте это в документе, дабы избежать возможных казусов. В этом случае перед проверяющей комиссией из жилищной инспекции будете отвечать не вы, а собственник, который сдал вам помещение в аренду.
Бывают и более сложные ситуации: например, техпаспорт помещения не соответствует действительности, а вам уже нужно приступать к работе, то есть оформить аренду нужно было «уже вчера». В таких случаях обычно делают копию с техпаспорта и заверяют числом подписания договора, а после заключения аренды вызывают жилищного инспектора из территориального БТИ. Вызов инспектора можно оформить как за счет собственника, так и за счет клиента по вашему желанию. Конечно, многим это может показаться ненужной тратой денег. Но лучше проявить предусмотрительность, чем заплатить солидный штраф, когда придет комиссия из БТИ.
Вопросы перепланировки помещения лучше обговорить заранее – перед заключением договора. Конечно, если вы изначально ищете офис или торговый зал, чтобы его переделать, это будет одним из основных критериев. Но иногда желание сделать перепланировку возникает спонтанно – например, в ходе расширения бизнеса. Лучше предусмотреть такую возможность и заранее обсудить ее с арендодателем.
Почему вам могут отказать в перепланировке офиса? Самая частая причина – условия, на которых заключается договор аренды. Если в документе оговорено, что у вас есть право съехать из офиса в любой момент, с вероятностью 99% арендодатель вам откажет, чтобы избежать форс-мажорных ситуаций. Никто не хочет видеть свой офис разоренным и покинутым. Если же вы заключили долгосрочный договор – как минимум на год или два, а лучше на 5-10 лет, скорее всего, вас ждет утвердительный ответ.
Многое зависит и от того, насколько масштабные переделки вы наметили. Если вы хотите уничтожить полдюжины несущих стен и сделать из нескольких уютных кабинетов один большой выставочный зал (сложная перепланировка), собственник может вас просто не понять. Но если речь идет о том, чтобы оборудовать маленькое подсобное помещение (простая перепланировка), арендодатель вряд ли откажет вам, особенно если вы оформите все согласно правилам.
О том, как правильно юридически оформить перепланировку, можно узнать из материала «Оформляем перепланировку офиса»
